In Regio Noord-Holland Midden hechten we veel waarde aan de veiligheid van onze leden, zowel in de fysieke wereld als online. Ons beleid is erop gericht om een veilige omgeving te creëren waar iedereen zich beschermd voelt. We implementeren strenge maatregelen om de persoonlijke en digitale integriteit van onze leden te waarborgen. Voor meer informatie over ons specifieke beleid en de stappen die we nemen om veiligheid te garanderen, nodigen we u uit om het beleid verder te lezen op deze pagina.
Richtlijn Beeldmateriaal – bij Regio-evenementen van Regio NHM
1) Doel van het gebruik van foto’s en video’s
- Foto’s en video’s worden genomen om het regio-evenement te documenteren en te promoten.
- Foto’s en video’s worden genomen om scouting te promoten.
- Foto’s en video’s worden genomen om de regio te promoten.
- Foto’s en video’s worden genomen om de scoutinggroepen te promoten.
2) Toestemming
Zowel voor jeugddeelnemers als 18+ deelnemers aan regio-evenementen vragen we toestemming. voordat we foto’s of video’s van hen maken en delen.
- Jeugddeelnemers: Leiding wordt middels een inschrijfformulier voorafgaand aan het evenement gevraagd voor welke jeugddeelnemers wel en geen toestemming is om foto’s en video’s te maken. Zij gebruiken voor deze informatie de toestemming die door ouders/voogden aan de scoutinggroep gegeven is.
- 18+ deelnemers: Voor 18+ deelnemers wordt voorafgaand aan het evenement via de uitnodiging aangegeven dat zij zelf door betreden van het evenement toestemming geven voor gebruik van foto’s en video’s die tijdens het evenement gemaakt worden. Daarbij wordt aangegeven dat zij, indien zij hiervoor bezwaar hebben, dit bij het organisatieteam aan dienen te geven.
3) Identificeerbare personen
Wij vermijden het publiceren van foto’s of video’s waarop individuen gemakkelijk te identificeren zijn
zonder expliciete toestemming.
4) Publicatie op officiële kanalen
Foto’s en video’s worden uitsluitend gedeeld op de officiële kanalen van de scoutingorganisaties,
- zoals hun websites, nieuwsbrieven en sociale mediaplatforms. Deze organisaties omvatten Scouting Nederland, Regio NHM en de scoutinggroepen binnen Regio NHM.
- Het gebruik van foto’s en video’s voor de promotie van Scouting en het scoutingspel in de media buiten de scoutingorganisaties is mogelijk onder bepaalde voorwaarden. Dit kan gebeuren via verschillende mediakanalen, waaronder kranten en televisie, evenals de websites en sociale media van deze mediaorganen.
5) Gebruik beeldmateriaal door scoutinggroepen
- Het gebruik van beeldmateriaal vergaard door scoutinggroepen tijdens het evenement is alleen toegestaan onder de voorwaarden dat:
- het beeldmateriaal betreft waar alleen leden van de eigen scoutinggroep herkenbaar of onherkenbaar op staan.
- Er geen jeugddeelnemers buiten de eigen scoutingvereniging op staan zowel herkenbaar of onherkenbaar.
- Er geen stafleden van buiten de eigen scoutingvereniging opstaan tenzij deze hier expliciet toestemming voor hebben gegeven.
- Er bij gebruik de mogelijkheid is voor deelnemers en of stafleden om op een later moment bezwaar in te dienen op basis van de AVG, waar vervolgens gehoor aan gegeven dient te worden.
- Het gebruik van beeldmateriaal door organisaties buiten het scoutingorgaan, zoals kranten, televisie, website en sociale media van hiervoor genoemden is alleen toegestaan onder de voorwaarden dat:
- Er vooraf of tijdens het maken van foto’s en video’s een regionale vertegenwoordiger aanwezig is, om het naleven van deze richtlijn zeker te stellen en het imago van scouting te beschermen.
- Er schriftelijke toestemming is van ouders / voogd bij jeugddeelnemers (jonger dan 18 jaar).
- Er toestemming is gegeven door 18+ leden zelf.
- Als een regionale vertegenwoordiger wordt bedoeld:
- Een regiobestuurslid.
- Een medewerker van het regionale team internet en communicatie.
- Een door het organisatieteam aangewezen staflid die op de hoogte is van deze richtlijn.
7) Beperking van de toegang
- Toegang tot foto’s en video’s is beperkt tot geautoriseerde en dus daartoe aangewezen regiovrijwilligers.
8) Rechten van deelnemers
- Deelnemers hebben het recht om op elk moment hun toestemming in te trekken. In dat geval worden hun beelden niet langer gebruikt of gedeeld.
- Intrekken van toestemming kan worden gedaan door de keuze aan te geven bij het organisatieteam van het evenement.
9) Verzoeken om verwijdering
- Personen die onbedoeld zijn vastgelegd en dit niet wensen, hebben het recht om een verzoek tot verwijdering van hun beeldmateriaal in te dienen.
- Verzoek tot verwijdering kan worden gedaan door middel van een e-mail te sturen aan het regionale team internet en communicatie via ienc@regionhm.nl
10) Bewustwording
- Deelnemers en ouders worden middels informatie over het regio-evenement, de website van de regio of per e-mail vanuit de regio geïnformeerd over deze richtlijn beeldmateriaal.
11) Naleving AVG
Deze richtlijn is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante privacywetgeving.
12) Schending van de privacyrichtlijnen voor Foto’s en Video’s tijdens regio-evenementen
- Bij schending van bovenstaande richtlijn kan direct geëscaleerd worden door deelnemers en /of het organisatieteam naar het regiobestuur, het team internet en communicatie of de evenementencoördinator.
- Bij schending van bovenstaande richtlijn is er de mogelijkheid voor het regiobestuur en de evenementencoördinator voor één of meer van de volgende maatregelen:
- Een officiële waarschuwing uitdelen aan de persoon die de richtlijn schendt.
- Per direct verwijdering van het evenement van de persoon die de richtlijn schendt.
- De persoon of vereniging die de richtlijn schendt uitsluiten van deelname aan regionale evenementen met een maximale duur van anderhalf jaar.
Deelnemers worden vriendelijk herinnerd om zorgvuldig om te gaan met hun persoonlijke informatie en die van
anderen en om respect te tonen voor de privacy van mededeelnemers en stafleden.